從供應(yīng)商尋源到供應(yīng)商選擇，是被采購從業(yè)者認(rèn)為最具價值的一部分工作。如何才能引進(jìn)真正匹配企業(yè)需要的合格供應(yīng)商？其完整的流程是怎樣的？下面是詳細(xì)的步驟和簡要的說明。

 

1、供應(yīng)商尋源-起點

 

　　在哪些情況下，企業(yè)需要啟動供應(yīng)商尋源流程？

 

　　新產(chǎn)品開發(fā)。以某日化廠為例，原本主打產(chǎn)品是面霜。為適應(yīng)市場需求，企業(yè)決定推出洗面奶。新產(chǎn)品的開發(fā)及投產(chǎn)需要采購部協(xié)助尋找新的原材料、輔料和包材，以及新的生產(chǎn)設(shè)備如灌裝機(jī)、貼標(biāo)機(jī)等。

 

　　現(xiàn)有供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)表現(xiàn)不佳。

 

　　因成本節(jié)省需要開發(fā)新供應(yīng)商。雖然與原有供應(yīng)商的合作一直很穩(wěn)定，但由于外在和內(nèi)在環(huán)境的變化，企業(yè)需要開發(fā)新供應(yīng)商以降低生產(chǎn)成本和經(jīng)營成本。例如，經(jīng)濟(jì)下行消費降級造成產(chǎn)品銷量下降；或者市場競爭者多，企業(yè)的產(chǎn)品不得不降價以求生存和自保。

 

　　在開始尋找新供應(yīng)商前，采購人員需要先整理好產(chǎn)品規(guī)格說明或服務(wù)規(guī)范，以及基礎(chǔ)的供應(yīng)商資質(zhì)要求，如具備質(zhì)量管理體系、就近原則、或者必須有同類型客戶背景等等。

 

2、供應(yīng)商尋源渠道和長名單

 

　　供應(yīng)商的尋源渠道有如下數(shù)種，不同渠道的適用性不同。

 

　　如果是成熟的企業(yè)，通常都有合作過的歷史供應(yīng)商，從企業(yè)ERP系統(tǒng)中拉出歷史訂單數(shù)據(jù)或者付款數(shù)據(jù)，就能找到曾經(jīng)合作過的供應(yīng)商。

 

　　互聯(lián)網(wǎng)曾經(jīng)是很常用的一種尋源手段，實際上互聯(lián)網(wǎng)用于了解產(chǎn)品信息、市場動態(tài)、企業(yè)基本信息是有利的工具，但直接從互聯(lián)網(wǎng)上找供應(yīng)商變得越來越困難，一方面信息越來越多，甄別信息的真實性越來越困難，另一方面由于缺乏信任基礎(chǔ)，在審核資質(zhì)上需要花費更多的時間。比較適用于知名品牌、通用產(chǎn)品的尋源。

 

　　供應(yīng)商的尋源的起點對從哪種渠道尋源有一定影響。比如企業(yè)開發(fā)新產(chǎn)品時，從原輔料到生產(chǎn)設(shè)備、服務(wù)等都需要尋找新供應(yīng)商。這種，情況下行業(yè)展會是最為有效的一種方式，因為所有行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的供應(yīng)商都會出席，可以現(xiàn)場面對面交流，真實可信；通過產(chǎn)品展示、設(shè)備運(yùn)行演示可以更直觀了解產(chǎn)品和設(shè)備。

 

3、供應(yīng)商評估與短名單

 

　　長名單確定后，采購人員會要求供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商信息調(diào)查表》，對供應(yīng)商進(jìn)行書面材料的審核，從財務(wù)能力、生產(chǎn)能力、交付能力、合作意向等方面評估供應(yīng)商是否匹配企業(yè)的采購需求。

 

　　必要的情況下需要進(jìn)行現(xiàn)場走訪，特別是生產(chǎn)型企業(yè)，需要了解生產(chǎn)設(shè)備的狀況、生產(chǎn)人員的狀態(tài)、與企業(yè)管理層交流了解情況供應(yīng)商的經(jīng)營戰(zhàn)略，以判定該供應(yīng)商是否有具備長遠(yuǎn)的發(fā)展能力。

 

　　經(jīng)過書面評估和現(xiàn)場走訪評審為資質(zhì)合格的供應(yīng)商，我們通常稱為短名單。

 

　　需要說明的是，從長到短是一種理想或理論上的采購尋源和評審過程。在現(xiàn)實中，情況復(fù)雜得多。比如由于采購人員資歷有限，可聯(lián)系到的供應(yīng)商不多；或者由于企業(yè)的采購量較小，愿意參與的供應(yīng)商也并不多；又或者因為時間緊急，只能是盡快找到兩三家供應(yīng)商參與評審和選擇，所以從長到短的過程往往會被忽略掉。

 

4、直接采購中的供應(yīng)商選擇-質(zhì)量評審

 

　　直接采購中的供應(yīng)商選擇流程非常嚴(yán)格，采購人員在篩選出供應(yīng)商短名單后，后續(xù)就是質(zhì)量部從質(zhì)量管理體系評審的角度對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場審核。

 

　　供應(yīng)商質(zhì)量評審，包含哪些方面？人、機(jī)、料、法、環(huán)、測是全面質(zhì)量管理理論中的六個影響產(chǎn)品質(zhì)量的主要因素，簡稱為5M1E。

 

　　人：人員的技能和素質(zhì)要求、操作與安全培訓(xùn)、身體狀況等。

 

　　機(jī)：機(jī)器設(shè)備、儀器登記表的狀態(tài)以及維護(hù)保養(yǎng)。

 

　　料：原材料的購買渠道、來料檢查與存放；成品的檢驗、存儲與運(yùn)輸。

 

　　法：與審查相關(guān)的法律法規(guī)、書面管理制度等。

 

　　環(huán)：辦公環(huán)境、生產(chǎn)環(huán)境、倉儲環(huán)境對產(chǎn)品質(zhì)量的影響。

 

　　測：執(zhí)行檢測的人員資質(zhì)、以及采用的檢測儀器和設(shè)備是否在校準(zhǔn)期內(nèi)。

 

　　供應(yīng)商質(zhì)量評審合格后，通常需要供應(yīng)商提供樣品、試機(jī)后才能入選最終的合格供應(yīng)商名單。

 

5、間接采購中的供應(yīng)商選擇-采購方式

 

　　在間接采購業(yè)務(wù)中，采購人員根據(jù)項目規(guī)模大小和重要性采用不同的采購方式，如競價、邀請招投標(biāo)、談判等；并制定匹配項目的評分表。

 

　　短名單中的供應(yīng)商將被邀請參與競價、競標(biāo)或者談判。由于供應(yīng)商資質(zhì)已被認(rèn)定為合格，因而競價和競標(biāo)階段重點評選的是商務(wù)報價、產(chǎn)品性能、服務(wù)方案、以及其他針對該項目的特殊要求等。

 

　　評分表中的打分權(quán)重，一般性的規(guī)則是商務(wù)分（價格和付款條款等）占據(jù)40%-60%的比重；技術(shù)分（產(chǎn)品性能、服務(wù)方案、交期等）占據(jù)40-50%的比重; 其他要素如環(huán)境安全評定在必要的情況也需要納入到評選項中。

 

　　供應(yīng)商從尋源到選擇是一個復(fù)雜和充滿挑戰(zhàn)的過程，涉及不同的參與部門和負(fù)責(zé)人；不同行業(yè)和產(chǎn)品在供應(yīng)商的選擇過程中有著千差萬別的特點和要求。

 

　　采購人員應(yīng)以高度的專業(yè)素養(yǎng)和謹(jǐn)慎的態(tài)度去應(yīng)對和處理。