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食材采購是機關后勤保障中的一項關鍵工作，其質(zhì)量和效果直接關乎服務保障對象的食品安全，也關乎廣大干部職工的滿意度和幸福感。在確�！吧嗉馍习踩钡氖滓疤嵯�，合法合規(guī)、經(jīng)濟高效、保質(zhì)保量地做好食材采購工作，對于貫徹落實“堅持勤儉辦一切事業(yè)”要求、提升機關事務治理水平以及餐飲服務保障能力具有重要意義。
食材不同于其他貨物或服務，存在品種廣而雜、價格易波動、標準難衡量的特點；食材采購也不同于其他貨物或服務的采購工作，在管理上存在發(fā)生頻率高、涉及崗位多、廉政風險高的難點。
本文從五個方面識別和分析機關后勤食材采購工作中存在的風險隱患，并提出有針對性的防控建議。
1、內(nèi)部控制方面
食材采購內(nèi)部控制主要包括制度建設、決策程序、采購工作機制和崗位設置情況、預算管理等方面。
這一方面的主要風險有：
食材采購管理制度體系不夠健全，或者現(xiàn)有制度中對采購工作機制和審批權限的規(guī)定不夠明確，導致實際工作中無法嚴格執(zhí)行；
采購崗位職責分工不清晰，沒有做到不相容崗位相分離，無法形成相互制約與監(jiān)督；
采購人員長期與供應商聯(lián)絡，若長期不輪崗，則存在較高的廉政風險；
食材采購缺少有力的預算控制，導致實際采購成本遠超過計劃的餐飲成本考核指標。
針對上述風險點：
一是完善管理機制。按照內(nèi)控要求，加強餐飲部門、采購部門、財務部門、庫管部門之間的監(jiān)督制衡，請購與審批、詢價與確定供應商、采購合同簽訂與審核、采購與驗收、采購與會計記錄、付款申請與審批等不相容崗位嚴格分開，采購員、庫管員、收貨員及采購部門負責人等相關人員原則上3-5年進行崗位輪換，形成各負其職、相互制約的工作機制和崗位分工。
二是健全制度體系。根據(jù)單位實際情況，建立務實管用的食材采購管理制度，嚴格規(guī)范采購流程、審批管理、供應商選擇與管理、采購合同、檔案管理等重要事項；加強業(yè)務培訓和內(nèi)部監(jiān)督，對制度流程、規(guī)矩規(guī)范進行深入解讀和宣傳灌輸。此外，可通過食材采購的小切口，延伸至其他貨物和服務類采購，通過梳理流程、完善制度，全面規(guī)范單位采購管理。
三是強化預算管控。結合餐飲成本率等考核指標，科學合理提出采購需求，明確食材的品種、規(guī)格、等級、數(shù)量等要求，按月或按季度編制采購預算，統(tǒng)籌安排食材采購計劃，避免閑置浪費和資金損失。
2、采購實施程序方面
采購實施程序是指從食材請購開始至付款和歸檔結束的全過程，程序規(guī)范直接影響到采購行為的效率和采購結果的質(zhì)量。
這方面的主要風險有：
采購實施流程倒置，比如先實施采購后提出采購申請，先實施采購后簽訂合同，先簽訂合同后完成招標比選，先資金結算后現(xiàn)場驗收，等等；
審批程序不合規(guī)，重大采購事項沒有經(jīng)集體研究決策，緊急采購事項沒有及時補齊審批手續(xù)；
驗收程序不細致，對食材品質(zhì)檢驗把關不嚴引發(fā)食品安全風險。
針對上述風險點：
一是理順業(yè)務流程。全面梳理請購、詢價、審批、簽訂合同、購買、驗收、付款、考核評價、歸檔等各個環(huán)節(jié)的職責和工作流程，按照規(guī)定程序和環(huán)節(jié)逐項辦理采購業(yè)務，避免出現(xiàn)程序倒置的情況。
二是嚴格審批程序。對于一定金額以上的食材采購及合同簽訂、確定長期合作供應商等“三重一大”事項，應當經(jīng)集體研究決策；對于日常食材采購，可根據(jù)采購金額明確相應的審批層級和權限，對于貴重食材可提高審批層級；對于緊急或臨時采購事項，可規(guī)定先經(jīng)口頭審批同意、后在2個工作日內(nèi)補齊簽字審批手續(xù)等彈性制度。
三是加強驗收管理。由使用方即餐飲部門、采買方即采購部門、供應商三方共同驗收，對食材品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、有關檢驗檢疫合格證明等進行全面查驗，做好驗收記錄；對于貴重食材，建議指定廚師參與驗收；質(zhì)量檢驗部門定期抽查驗收情況，并在單位內(nèi)部公開抽查結果。
3、長期合作供應商招標方面
實務中有些單位通過一定的招標采購程序確定各類食材（如蔬菜水果類、海鮮凍品類、調(diào)料干貨類等）長期合作供應商，目的是提高工作效率，減少盲目采買，確保食材品質(zhì)。
供應商招標過程中的風險有：
使用財政資金的預算單位食材采購金額超過當年政府采購限額時，習慣性采用直接委托方式確定供應商，沒有依法履行政府采購程序。
自行組織招標比選時，沒有嚴格審核供應商資質(zhì)，例如出現(xiàn)食品經(jīng)營許可證過期、供應商存在重大信用風險等情況；
對供應商評比打分不夠公正、客觀、規(guī)范，以及參加比選的供應商存在關聯(lián)關系，將導致招標比選流于形式。
針對上述風險點：
一是規(guī)范供應商選定方式。預算單位限額以上食材采購應依法實施政府采購，如需公開招標的，應堅決避免化整為零或以其他方式規(guī)避公開招標的情況；其他食材采購也可采用競爭性方式選擇長期合作供應商。
二是嚴格審查資質(zhì)。對于參加投標比選的供應商，開展實地調(diào)研走訪，并通過企業(yè)信用信息查詢平臺核實是否存在信用風險，以及參加投標比選供應商之間是否存在關聯(lián)關系；要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、食品許可證、法人身份證、食品檢驗檢測報告等，確保供應商資質(zhì)合格、滿足需求。
三是規(guī)范客觀評審。自行組織招標比選時，應由餐飲部門、采購部門、財務部門以及紀檢部門選派人員組成采購小組，對備選供應商進行綜合打分評審；合理設置評分項和評分標準，以便全面、客觀考察和選擇供應商；委托招標代理機構選擇供應商時，單位應依法承擔招標采購管理主體責任，對招標采購文件、評審過程等加強把關審核。
4、長期合作供應商管理方面
確定長期合作供應商后，后續(xù)的監(jiān)督管理同樣重要，包括合同簽訂、考核評價、食材定價等方面。
這一方面的主要風險有：
供應商使用合作多年，但一直沒有簽訂食材供貨協(xié)議或合同，也沒有定期對供應商履約情況開展考核評價，存在缺少合同約束、供應商實際履約能力不佳的風險隱患；
食材實際結算價格與合同約定不一致，例如供應商投標文件和雙方合同均約定供應商食材價格以《中國餐飲價格網(wǎng)》等均價為基礎上浮一定比率（即綜合加成率）來確定，但實際結算的綜合加成率遠高于合同約定比率，導致食材采購成本偏高。
針對上述風險點：
一是規(guī)范合同簽訂。與長期合作供應商簽訂供貨協(xié)議，明確定價原則、送貨要求、結算方式、違約責任等關鍵性條款，簽約期限可控制在2至3年；如有保密要求時還應單獨簽訂保密協(xié)議。如遇協(xié)議期滿、尚未完成新一輪供應商招標、需要在一定時期內(nèi)繼續(xù)延用原供應商時，建議簽訂補充協(xié)議以約束過渡時期的履約行為。
二是定期考核評價。采購部門應每年組織餐飲部門、財務部門等有關部門對食材供應商進行考核，可采用定量打分和定性評價相結合的方式，對食材價格和質(zhì)量、響應和送貨速度、信用狀況、售后服務等開展綜合評價，并將評價結果作為履約管理和下一輪采購的重要參考因素。對在考核中反映的問題，采購部門應及時約談供應商進行整改，如仍無改進的，應終止合作。
三是加強定價管理。定期審核供應商是否按照合同約定的定價原則進行報價和結算，防止出現(xiàn)供應商低價中標、高價結算的履約風險。對于蔬菜、水果、海鮮等生鮮類食材，可橫向?qū)Ρ韧粫r點大型超市、電商平臺價格；對于調(diào)料、飲品等非生鮮類食材，可縱向分析不同時期價格是否存在異常波動。
5、資金結算和檔案管理方面
資金結算和資料歸檔屬于采購環(huán)節(jié)的“尾聲”，但對于具體采購事項的順利完成起到關鍵性作用。
這一方面的主要風險有：
付款主體、合同主體、發(fā)票抬頭不一致，采購記錄、存貨記錄、會計記錄不一致；
沒有與長期合作供應商定期對賬，往來結算較為混亂。采購資料記錄不規(guī)范、簽字不完備、保管不齊全，比如驗收單未準確記錄食材數(shù)量、品種，缺少參與驗收人員簽字；
沒有完整留存詢價單、入庫單、合同及合同審批單、供應商招標過程性資料等，導致采購過程無法追溯。
針對上述風險點：
一是嚴格付款審核。財務部門應嚴格審核采購發(fā)票的真實性，審批程序的規(guī)范性，以及合同、驗收單、入庫單等原始憑證的完整性；對于預算外或計劃外的采購事項，重點審查是否嚴格按照內(nèi)部制度履行審批程序。
二是建立定期對賬和分析機制。財務部門應定期與供應商核對供貨清單、款項支付等情況，檢查應付賬款、預付賬款等往來款賬目是否記錄清晰、準確。定期盤點食材，確保庫存合理、賬實相符；定期按供應商或食材類別統(tǒng)計實際結算金額，及時與月度（或季度）采購預算進行對比分析，提示管理者有無過量采購、食材積壓等浪費情況，有效發(fā)揮財會監(jiān)督作用。
三是加強采購檔案管理。借助信息化手段實行全過程的采購登記，可以在采購系統(tǒng)中設置統(tǒng)一的請購單、采購單、驗收單、入庫單、出庫單模板，做到審批完備、記錄清晰、全程留痕、方便查詢。妥善保管各類采購檔案，包括長期合作供應商招投標文件、評審記錄、合同協(xié)議，詢價、定價審核、驗收等記錄，定期考核評價表等相關資料。
