在化妝品行業(yè)，產(chǎn)品質(zhì)量的根基往往藏在供應(yīng)鏈的細(xì)節(jié)里——一家合規(guī)的供應(yīng)商能成就品牌口碑，而一個(gè)隱藏的漏洞也可能引發(fā)全線危機(jī)。

 

　　從生產(chǎn)車間的潔凈度到倉(cāng)庫(kù)的溫濕度記錄，從包材供應(yīng)商的質(zhì)檢報(bào)告到生產(chǎn)批記錄的筆跡真?zhèn)�，每一次現(xiàn)場(chǎng)審核都是一場(chǎng)“顯微鏡下的真相挖掘”。然而，現(xiàn)實(shí)中不少企業(yè)仍面臨：審核流于形式、關(guān)鍵項(xiàng)被刻意回避、甚至遭遇“表演式迎檢”的困境。

 

　　本文基于行業(yè)資深審核員的一線經(jīng)驗(yàn)，拆解審核動(dòng)線設(shè)計(jì)、文件核查技巧、人員問詢?cè)捫g(shù)中的關(guān)鍵陷阱，提供一份“去濾鏡”版的現(xiàn)場(chǎng)審核指南。無論是初創(chuàng)品牌首次驗(yàn)廠，還是老手應(yīng)對(duì)“高配合度造假”，這些硬核要點(diǎn)將幫你撕開表象，真正鎖定供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)。

 

一、審核前準(zhǔn)備

 

　　1、供應(yīng)商“背景調(diào)查”

 

　　1）查驗(yàn)證照：

 

　　基本上需要供應(yīng)商是否具備合法經(jīng)營(yíng)資格，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)相關(guān)認(rèn)證、ISO體系、環(huán)保合規(guī)等等。

 

　　針對(duì)供應(yīng)的不同產(chǎn)品，需要查驗(yàn)的資質(zhì)文件有所區(qū)別，例如：

 

供應(yīng)產(chǎn)品類型	查驗(yàn)資質(zhì)
化妝品	化妝品生產(chǎn)許可證
香精	IFRA證書或符合GB/T 22731-2017 日用香精標(biāo)準(zhǔn)要求等其他證明文件
進(jìn)口原料	報(bào)關(guān)單 原產(chǎn)地證明 原料生產(chǎn)國(guó)允許使用的證明文件
使用動(dòng)物臟器組織及血液制品提取物的原料	生物來源證明文件/檢驗(yàn)檢疫證明

　　2）隱性風(fēng)險(xiǎn)排查：

 

　　通過「信用中國(guó)」網(wǎng)站核查行政處罰記錄。

 

　　3）除了供應(yīng)商合法資質(zhì)的查驗(yàn)，其他我們需要事先了解的信息，例如生產(chǎn)能力、質(zhì)量情況、產(chǎn)品銷售業(yè)績(jī)、交付周期、財(cái)務(wù)信息等，可以通過《供應(yīng)商信息調(diào)查表》的方式進(jìn)行調(diào)查。

 

　　2、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)工藝熟悉了解

 

　　考慮到審核時(shí)間以及成本的問題，供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核的時(shí)間一般為1-2天，節(jié)奏一般安排得比較緊湊。

 

　　在短短的一兩天內(nèi),是很難詳細(xì)了解供應(yīng)商的全貌，只能選擇一些特別關(guān)注或者認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)較大的內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)了解以及確認(rèn)。

 

　　故在開展現(xiàn)場(chǎng)審核前，審核小組通常需要收集采購(gòu)產(chǎn)品/物料相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)以及生產(chǎn)工藝，與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比，針對(duì)有差異或者存疑的項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核以及溝通。

 

　　3、審核前分工

 

　　在審核前需要制定審核計(jì)劃，并將審核計(jì)劃提供給供應(yīng)商，讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人員，做好審核現(xiàn)場(chǎng)的接待工作。在審核計(jì)劃中主要包含的信息有：參與審核的人員信息、審核時(shí)間安排、審核范圍、審核內(nèi)容等。

 

　　另外，如果審核小組有3人以上，有經(jīng)驗(yàn)的審核組長(zhǎng)通常會(huì)對(duì)審核小組做一個(gè)細(xì)致的分工，可根據(jù)各個(gè)審核組員日常工作關(guān)注的內(nèi)容來進(jìn)行分工，例如：

 

　　研發(fā)人員：審核產(chǎn)品的研發(fā)過程、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；

 

　　采購(gòu)人員：審核供應(yīng)商管理、產(chǎn)品售后服務(wù)管理等；

 

　　質(zhì)量管理人員：審核質(zhì)量管理體系執(zhí)行情況等。

 

二、審核前接觸

 

　　有經(jīng)驗(yàn)的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進(jìn)入了審核狀態(tài)。比如：

 

　　去機(jī)場(chǎng)或火車站接你的司機(jī)，就是你的信息來源，聊天是最好的審核方式。

 

　　1、核心信息點(diǎn)

 

　　1）工廠真實(shí)運(yùn)營(yíng)狀態(tài)：

 

　　“最近經(jīng)常接送像我們這樣的客戶來審核嗎？”（判斷業(yè)務(wù)繁忙程度）

 

　　“你們工廠周末需要加班嗎？”（側(cè)面了解訂單飽和度）

 

　　2）員工穩(wěn)定性：

 

　　“您在這家工廠開多久車了？車隊(duì)同事變動(dòng)大嗎？”（高流動(dòng)性可能暗示管理問題）

 

　　“工廠最近有組織員工活動(dòng)嗎？”（福利待遇的間接體現(xiàn)）

 

　　3）管理層風(fēng)格：

 

　　“你們老板平時(shí)在工廠嗎？”（判斷管理層是否親臨一線）

 

　　“聽說你們?nèi)ツ陻U(kuò)產(chǎn)了，新車間用的還順手嗎？”（驗(yàn)證宣傳真實(shí)性）

 

　　2、話術(shù)技巧

 

　　偽裝成閑聊：用“聽說”“最近”等模糊詞降低對(duì)方警惕

 

　　利益共情：“你們司機(jī)也挺辛苦的，經(jīng)常要接送晚班客戶吧？”

 

三、首次會(huì)議

 

　　一般來講在審核計(jì)劃中，都會(huì)有“首次會(huì)議”的要求。首次會(huì)議的時(shí)間一般控制在30分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組（員）而非供應(yīng)商，先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應(yīng)商介紹各個(gè)部門負(fù)責(zé)人和公司基本情況。

 

　　首次會(huì)議意義重大，因?yàn)閰⒓诱甙�括供�?yīng)商的管理層、各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助引導(dǎo)人員等。它是審核組（員）與供應(yīng)商關(guān)于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動(dòng)。例如：

 

　　確定具體審核路線以及各區(qū)域接待人員；

 

　　審核過程的注意事項(xiàng)宣貫，有些化學(xué)品工廠或者氣霧劑工廠通常有嚴(yán)格的安全防護(hù)要求，在工廠生產(chǎn)區(qū)域參觀過程禁止攜帶手機(jī)、電子手表等電子產(chǎn)品；

 

　　潔凈生產(chǎn)車間有限制進(jìn)入人數(shù)的要求等；

 

　　供應(yīng)商需要保密的區(qū)域以及文件，審核過程能否通過拍照或錄像的方式進(jìn)行取證。

 

　　核心信息點(diǎn)：

 

　　1）供應(yīng)商高層參與度

 

　　僅派銷售或基層人員參會(huì)，總經(jīng)理以及質(zhì)量負(fù)責(zé)人缺席（可能不重視質(zhì)量合規(guī)）

 

　　質(zhì)量負(fù)責(zé)人座位遠(yuǎn)離核心區(qū)（可能無實(shí)權(quán)）

 

　　高管全程念稿且無法回答技術(shù)問題（管理脫節(jié)）

 

　　2）工廠基礎(chǔ)信息核對(duì)

 

　　實(shí)際生產(chǎn)地址是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致（曾有工廠借用他人場(chǎng)地）

 

　　查驗(yàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)執(zhí)照原件（許可單元是否涵蓋擬采購(gòu)產(chǎn)品類型）

 

四、現(xiàn)場(chǎng)參觀

 

　　1、現(xiàn)場(chǎng)參觀前的準(zhǔn)備

 

　　現(xiàn)場(chǎng)參觀前要讓供應(yīng)商提供四張圖：

 

　　工廠布局圖

 

　　蟲害布局圖

 

　　監(jiān)控設(shè)施布局圖

 

　　倉(cāng)庫(kù)貨物布局圖

 

　　注：對(duì)這四張圖的要求，可以寫在審核計(jì)劃中，方便供應(yīng)商提前準(zhǔn)備。

 

　　2、參觀路線設(shè)計(jì)

 

　　一般按生產(chǎn)邏輯順序，確定參觀路線：

 

　　生產(chǎn)動(dòng)線：原料預(yù)處理間→稱量間→配制間→半成品靜置間→內(nèi)包材清洗消毒間→灌裝間→包裝區(qū)

 

　　非生產(chǎn)區(qū)域動(dòng)線：原料倉(cāng)→包材倉(cāng)→成品倉(cāng)→實(shí)驗(yàn)室→留樣室→空調(diào)系統(tǒng)

 

　　污水處理站、水處理系統(tǒng)、空調(diào)凈化系統(tǒng)等輔助區(qū)域可以參觀路線穿插參觀。

 

　�。ㄗⅲ阂�求全程走員工常規(guī)通道，禁用"參觀專用通道"）

 

五、審核小組分工

 

　　如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。

 

　　A組

 

　　A組的審核地點(diǎn)在辦公室，主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：

 

　　入庫(kù)報(bào)告：產(chǎn)量、批號(hào)；

 

　　生產(chǎn)報(bào)告：產(chǎn)量、批號(hào)；

 

　　本批號(hào)成品檢驗(yàn)報(bào)告：理化、微生物，化驗(yàn)人員名字、化驗(yàn)人員資質(zhì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法/規(guī)范、取樣計(jì)劃、留樣記錄；

 

　　過程檢驗(yàn)記錄：稱量記錄、監(jiān)控記錄（質(zhì)量）、異常報(bào)告、衛(wèi)生記錄、設(shè)備清洗記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產(chǎn)用水檢驗(yàn)記錄；

 

　　員工記錄：抽取當(dāng)班10-15%人員的健康證，并檢查當(dāng)班執(zhí)行清潔、操作人員的培訓(xùn)記錄；

 

　　本批號(hào)成品所使用原料檢驗(yàn)報(bào)告：原料種類、放行報(bào)告、各個(gè)原料檢驗(yàn)記錄、化驗(yàn)人員名字、化驗(yàn)人員資質(zhì)、原料標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法/規(guī)范、取樣記錄；

 

　　設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄。

 

　　注：A組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相關(guān)的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過的管理活動(dòng)。

 

　　A組的審核路徑為：

 

　　1）在成品庫(kù)中選擇已放行的產(chǎn)品，對(duì)外包裝箱進(jìn)行照相，記錄批號(hào)和數(shù)量。

 

　　2）將成品帶回辦公室讓供應(yīng)商提供與此批號(hào)產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。（見上）。

 

　　B組

 

　　負(fù)責(zé)文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和報(bào)告，如：

 

　　投訴管理；

 

　　內(nèi)審/自查；

 

　　管理評(píng)審；

 

　　培訓(xùn)管理；

 

　　設(shè)備維修、保養(yǎng)；

 

　　不合格品控制；

 

　　糾正預(yù)防措施；

 

　　設(shè)備儀器校驗(yàn)（包括生產(chǎn)線、實(shí)驗(yàn)室）；

 

　　源頭（供應(yīng)商）管理；

 

　　蟲害管理（合同、檢查記錄、分析報(bào)告）；

 

　　社會(huì)責(zé)任；

 

　　召回演練。

 

　　C組

 

　　主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)操作行為，包括生產(chǎn)車間、庫(kù)房和實(shí)驗(yàn)室，如：

 

　　現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生；

 

　　GMP/5S檢查記錄；

 

　　現(xiàn)場(chǎng)操作文件（SOP）管理；

 

　　記錄管理（清潔、質(zhì)量、蟲害、維修、異物）；

 

　　標(biāo)識(shí)管理：化學(xué)品、半成品、原料、包材、成品；

 

　　人員培訓(xùn)（關(guān)鍵崗位+一般崗位）；

 

　　設(shè)施、設(shè)備衛(wèi)生設(shè)計(jì)；

 

　　交叉污染防護(hù)、潤(rùn)滑油等級(jí)；

 

　　原料/成品倉(cāng)庫(kù)衛(wèi)生；

 

　　物品標(biāo)識(shí)；

 

　　先入先出；

 

　　化學(xué)品庫(kù)；

 

　　實(shí)驗(yàn)室：安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風(fēng)櫥、化學(xué)品臺(tái)賬、強(qiáng)酸（堿）存放、試劑標(biāo)識(shí)（名稱、日期）、檢測(cè)儀器內(nèi)部校驗(yàn)計(jì)劃、檢測(cè)方法管理、檢測(cè)結(jié)果管理（簽字+日期）、檢測(cè)記錄管理、檢測(cè)人員資質(zhì)、微生物實(shí)驗(yàn)室（培養(yǎng)基+消毒+空白試驗(yàn)+培養(yǎng)箱溫度校驗(yàn)）。

 

六、審核方法

 

　　1、追溯性審核

 

　　質(zhì)量管理體系所管理的活動(dòng)，可以通過一個(gè)已經(jīng)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品進(jìn)行追溯。

 

　　在倉(cāng)庫(kù)中剛剛生產(chǎn)1周左右的產(chǎn)品，可能還沒有到消費(fèi)者手中，或者即使到了消費(fèi)者手中，還沒有發(fā)生（或沒有得到）投訴報(bào)告。因此對(duì)投訴管理的驗(yàn)證，需要用更早批次的產(chǎn)品進(jìn)行。

 

　　2、系統(tǒng)性審核

 

　　在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行審核的審核員，主要是觀察現(xiàn)場(chǎng)的操作行為。

 

　　針對(duì)操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責(zé)任和方法，但仍然解決不了問題的重復(fù)發(fā)生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機(jī)制設(shè)計(jì)相關(guān)，到這個(gè)層次基本上就能夠判斷企業(yè)的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理水平了。

 

七、末次會(huì)議

 

　　末次會(huì)議的主要目的就是與供應(yīng)商管理層確定需要整改的事項(xiàng)，要求對(duì)方當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)事實(shí)，避免后期扯皮。同時(shí)將我們整改的期限告知供應(yīng)商，否則會(huì)影響后續(xù)的合作進(jìn)度。

 

八、結(jié)語(yǔ)

 

　　供應(yīng)鏈的質(zhì)量，決定產(chǎn)品的底線；審核的嚴(yán)謹(jǐn)度，定義品牌的未來。

 

　　化妝品行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，表面是產(chǎn)品的較量，實(shí)則是供應(yīng)鏈體系的比拼。每一次現(xiàn)場(chǎng)審核，都是對(duì)品質(zhì)防線的加固，對(duì)消費(fèi)者承諾的兌現(xiàn)。本文梳理的審核要點(diǎn)，不是冰冷的條款羅列，而是無數(shù)行業(yè)教訓(xùn)沉淀出的生存法則，細(xì)節(jié)之處皆是戰(zhàn)場(chǎng)。

 

　　希望這份指南能助您練就"火眼金睛"，在看似合規(guī)的表象下識(shí)別真?zhèn)�，與真正優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期共贏的合作關(guān)系。畢竟，在化妝品行業(yè)，沒有偶然的質(zhì)量，只有必然的管理。